Az email a kapcsolattartás elsődleges módjává vált az üzleti világban – már annyira, hogy gyakran az élő interakciót is helyettesíti. Csak gondolj bele, mennyi embernek küldtél már e-mailt, de egyébként sosem találkoztatok. Ez kifejezetten átlagos dolog a mai marketingesek számára. Például, egy bloggerként, aki közreműködőket kezel, interjúkat szervez, és a csapatokat koordinál, sok olyan levelet küldök embereknek, akik még sohasem találkoztak velem. Számukra az email az első (a második, és a harmadik) benyomás, amit kapnak rólam. Hogyan szólítom meg őket, hogyan fogalmazok meg egy kérést, és még az e-mail címem is befolyásolja ezt a benyomást!
Ugyanezek vonatkoznak a marketinges e-mailekre is.
Akkor is, ha a címzettek hosszú távú vásárlók, vagy teljesen új előfizetők, minden egyes e-mail, amit küldesz, valamilyen benyomást kelt és formálja, hogyan fognak rólad gondolkodni és beszélni a jövőben. Ha esélyt kapnál, hogy megtanuld hogyan írj jobb e-maileket, nem ragadnád meg az alkalmat?
Hogyan írj jobb e-maileket?
Körülbelül 3.9 milliárd email fiók létezett 2013-ban.
A legtöbb napi email a céges levelezésből adódik, több mint 100 milliárd e-mailt küldenek és fogadnak nap mint nap.
Az üzleti világ elsődleges közlési formája, ezért fontos tudni hogyan is használd hatékonyan.
Mit árul el rólad az email címed?
– Az interneten lévő millió ismeretlen ember úgy nézi az email címed, mintha az a személyiséged tükrözné.
– Egy átlagos embernek nem gond: ha évtizedekig ugyanazt az e-mail címet használja.
– A kis cégtulajdonosnak fontos, hogy az e-mail címe a saját egyedi internetes azonosítója legyen, annak érdekében, hogy komolyan vegyék.
– Használj Google applikációkat a cégedhez, hogy összeköthesd a gmailed az egyedi internetes azonosítóddal.
– A beiratkozáskor (szerződéskötéskor) ki kell töltened a mezőket információiddal és választanod : ’Olyan egyedi internetes azonosító, amit már birtoklok’ – írja be egyedi internetes azonosítóját.
– Készítse el fiókját. Fogadja el a feltételeket és iratkozzon fel.
Pl.: me@mydomain.com
Indítsa el az egyedi internetes azonosító folyamatot a ’ Start Setup’ gombbal.
Kövesse a képernyőn látható utasításokat, hogy igazolja egyedi internetes azonosítóját.
– Változtassa az MX (mail szervereket) Google services-re.
– A Google utasításokat ad, ha több egyedi internetes azonosítóra van szükséged. Ha a tiéd nincs a listában, válaszd az ’Other’-t (egyéb).
Keresd fel hostodat, hogy segítsen a szükséges információk kitöltésében, ha nem vagy biztos hogy is csináld.
A Google lépésről lépésre utasításokat ad, hogy átsegítsen a folyamaton.
Mit is árul el rólad az e-mailed?
Téma : A témasorok legyenek rövidek és lényegretörőek.
Használj logikus kulcsszavakat a témasorokban.
Pl.: A céges neved felhasználói állapotát, Időpont Dr. Klein-nel jún 8.
2014-es számla, Cégnév.
Írd le miről szól az email, vagy írj egy figyelemfelkeltő sort, hogy valaki megnyissa.
Az címzettek 35%-a a téma(tárgy) alapján dönti el, hogy megnyissa-e az e-mailt.
Tartalom: Elég messzire jutottál, ha valaki megnyitja az e-mailed, ezért ne rontsd el ezt a lehetőséget szegényes tartalommal.
Az e-mailed legyen rövid és közvetlen.
Az e-mailek 47 százalékát mobileszközön nyitják meg.
A fogyasztók 30%-a csak mobileszközön olvas e-maileket.
A Yahoo és Gmail e-mailek 68%-át mobileszközön nyitják meg.
Ne írj többet, mint kellene.
A jó szöveg kb. 150 szavas.
Nézd át az e-mailjeid a five.sentenc.es-el.
Ez 5 mondatos vagy annál kevesebb tartalmat biztosít.
Az email kb. 28%-át teszi ki egy munkás idejének naponta, ez által ez a második leginkább időigényes elfoglaltság.
Egy átlagos irodai dolgozó 105 e-mailt küld és kap naponta.
Írj tömören, helyes nyelvtannal.
Aláírás: Ez az e-mailed alsó részéhez van csatolva. Magában foglalja:
1) Neved
2) Pozíciód+(elérhetőséged)
3) Címed
4) Telefonszámod
5) Irodai munkaidő
6) Közösségi média elérhetőséged
Tippek a jobb e-mailhez
- Válaszolj gyorsan. Nem kell az email boxod előtt ülni mindig, de ha valami fontos dolog van, cselekedj.
- Törekedj a maximum 24 órára.Ha több időre van szükséged a probléma megoldására, egy gyors üzenetet küldeni.
- Pl.: ’Megkaptam emailjét, dolgozok rajta , és amilyen gyorsan tudok válaszolok. Köszönöm!’.
- Olvasd újra elküldés előtt. Kétszer is.
- Így átnézheted a hibákat és megbizonyosodhatsz nem felejtettél ki semmit.
- Tisztelettudó hangnemet használj.
- Ne használj emoteikonokat, csak akkor, ha jól ismered a címzetted és tudod, laza stílust is használhatsz.
- Ne úgy írj, ahogy beszélsz. Hivatalos hangnemet használj.
Figyelj a reply all-ra, a cc-re és a bcc-re.
Csak azoknak küld el üzeneteid, akiknek szánod.
Akkor használd a reply all-t ha:
Egy találkozót akarsz megszervezni, és mindenkinek tudnia kell a többiek elérhetőségéről.
Kerüld a reply all-t, ha csak azt közölnéd, mit csinálsz éppen.
Csak akkor használd, ha muszáj, mivel sok ember számára bosszantó.
Sok ember válaszol a Reply All-ra, ezért mindenki mindenkinek küldeni fog egy e-mailt, ez zsúfoltságot eredményez.
Használj CC-t, amikor ’FYI’-t küldesz. Amikor CC-zel valakit, nem vársz választ tőlük. Csak közlöd velük, mi is történik.
Használj BCC-t amikor:
Terjedelmes e-mailt küldesz, és nem akarod, hogy mindenki email címe látszódjon a To vagy CC sorokban.
Ha BBC-d van egy levélen, soha ne használd a reply all funkciót.
Küldj emlékeztetőt.
Az e-mailek elvesznek, elkeverednek vagy véletlenül törlődnek.
Nem baj, ha egy gyors emlékeztetőt küldesz, ha a címzett egy ideje nem válaszolt. Ha a probléma nem oldódik meg, várj egy teljes hetet, mielőtt új e-mailt küldenél.
Kezdj új témaszálat, ha az e-mailes beszélgetés kezd túl hosszú lenni.
Átírhatod a témasort, mielőtt az üzenetet elküldenéd.
Ha a beszélgetés változik, természetes, hogy a téma is vele változik.
Ha úgy véled a probléma, amiről e-mailezel sok kommunikációt fog igényelni, jobb ha instant messaginget (IM) vagy telefont használsz.
Amikor nem tudsz élőben beszélni valakivel, az e-mail nagyban árulkodik személyiségedről. Tégy róla, hogy tökéletes üzeneteket küldj.
