Mi az első lépés, hogy hatékonyabb légy?
A válasz persze attól függ, mit csinálsz; a tevékenyégi köröd határozza meg a megoldási lehetőségeket. Bizonyos, hogy jobban is kezelhetnéd az idődet, to-do listák készítésével pl, naponta – de én nem ilyen jellegű választ kerestem.
Az első lépés a termelékenység megvalósításához, hogy megértsük, mi okozza, hogy egyes munkafolyamataink már nem hatékonyak!
Kérdezd meg magadtól: mi tereli el legjobban a figyelmed naponta?
Ha olyan vagy, mint a legtöbbünk, az e-mail áll az első helyen – ami bizony megöli a termelékenységet!
A Radicati felmérése szerint egy, az üzleti életben, vagy épp az e-kereskedelemben mozgó személy átlagosan naponta 121 levelet küld és fogad – megdöbbentő szám, nem igaz? Különösen úgy, hogy a szakértők szerint ez a szám akár 140-re is nőhet az elkövetkező 2 évben, ha a trendek nagyjából hasonlóak maradnak… Gondolj bele, mi mindennel tudnál haladni, mennyire veszi el az időt a legfontosabb feladataidtól az a 121 levél…
Hogyan tégy ez ellen a hatékonyság-gyilkos e-mailtúlterhelés ellen? Megmondom. Olvass tovább!
Hogyan kerüld el az e-mail túlterhelést!
A válasz egyszerűbb, mint gondolnád: kezdd el adagoltatni a leveleid! Naponta mindössze kétszer ütemezd a leveleid ellenőrzését, csak a kijelölt időben írj és olvass e-mailt, se többet, se kevesebbet! Ha egyszerre tudod le a kötelező levelezéseket, jócskán takarítasz meg időt, így produktívabb lehetsz a nap többi részében, mégsem maradsz le egyetlen üzenetről sem.
Egy Tim Ferriss nevű vállalkozó is hasonlóan járt el, sőt, ő továbbfejlesztette ezt a megoldást. Rájött, tud ő ennél hatékonyabb is lenni, ezért (is) volt szüksége az idejének jobb kiaknázására – ebben pedig a levelekkel töltött idő is kiemelkedően fontos. Tim arra is rájött, ha hozzászoktatja a partnereit a megváltozott e-mail fogadási szokásairól, ha tudatja, mikor elérhető levélben, nem csak a postaládája lesz sokkal kezelhetőbb, de a munkáit is jobban tudja időzíteni.
…és láss csodát, az eredmények igazolták, kiderült, maximálisan igaza volt! Íme, hogyan oldotta meg:
1, Monitoringozd a fiókodat, leveleid egy napig – válasz nélkül
Hagyd figyelmen kívül a válaszadást a monitoring ideje alatt – ez azért is fontos, hogy tisztább képet kapj a bejövő üzeneteidről. Jelentkezz be a fiókodba óránként, rögzítsd, hány levél érkezik. (Megjegyzés: ha megteheted, nyugodtan tedd ezt több napon is; a nagyobb minta mindig jobb!)
2, Jegyezd fel a csúcsidőszakokat
Ha megvan, nagyjából milyen számú levelek várhatóak naponta, óránként, kezdd el az eredményeid elemezni! Melyek a csúcsidőszakok? Mikor érkezik a legtöbb levél? Este 10 és reggel nyolc között? Vagy épp dél és 1 között? Ki tudja?
Az én postafiókom abszolút csúcsideje 9.30 és 16.00 közé esik, a fennmaradó időben alig érkezik valami – de persze ez személyenként eltérő…
3, Hozz létre menetrendet a csúcsidőre
Ha megvan, melyik két időpont a csúcsidőd, hozz létre egy naptárat, amikor ellenőrzöd a levelezésed – és csak e két időpontban ellenőrizd! Az enyém például így néz ki:
Miután alávetettem magam az e-mail menetrendnek, már csak arra kellett figyelnem, hogy betartsam azt – észrevetted már magadon, hogy sokszor kényszeresen ellenőrzöd a leveleid? E módszerrel csak e két időpontra összpontosíts, a többi időt hagyd meg a legfontosabb feladataidra!
Pro tipp: Ha sok sürgős vagy fontos levél várható, használd Ferriss módszerét, és állíts be válaszüzenetet! Ez az üzenet tartalmazza a menetrended főbb időpontjait (gyakorlatilag a két időpontot, mikor e-mailt nézel, meg persze egy kis körítést…), így vagy alkalmazkodnak hozzád az ügyfelek, vagy más csatornán keresztül érnek el – remek találmány például a telefon!
4, Ragaszkodj a menetrendhez!!
Az ismertetett módszert elkezdeni nem nagy dolog – a neheze ott kezdődik, hogy következetesen be is tartsd! Ügyelj arra, hogy jutalmazd meg magad egy-egy következetes nap után (és csoki nem a világ, de egy nehéz nap után motiváló és hasznos lehet…) – én pl. egy pohár finom kávét „kapok” magamtól, amikor csak és kizárólag a menetrendem szerint nézem a levelezésem. Persze, ennek a fordítottjának is működnie kell!
A termelékenység javítása, a jobb munkaidő-felhasználás, a hatékonyság növelése ma kulcsszavak lehetnek a sikeres vállalkozáshoz. A napi átlag 121 levél lehet barát, és lehet ellenség – a kérdés az, hogyan dolgozod fel őket! Szabadulj meg az unalmas feladatoktól, a kóros e-mail nézegetéstől, és használd fel fontosabb dolgokra az így nyert időt!
Ötleted van, vagy tapasztalatod? Esetleg Te másképp oldod meg a leveleid menedzselését? Írd meg nekünk kommentben!
