Ha úgy érzed, a postafiókod kezelése örök taposómalom, akkor ez a poszt Neked szól! Persze, ez a legtöbb online marketinggel foglalkozóra (meg persze másokra is…) igaz: eléred, hogy kiürítsd a bejövőd, válaszolsz mindenre, megoldasz minden problémát, és már fognál a vad győzelmi táncba, amikor… puff, már jött is az új levél. Aztán a következő. És így tovább.
Ami az egyik legrosszabb ebben: van, hogy a levelek puszta mennyisége miatt gyakran feldolgozni sincs őket idő, néha nem engedhetjük meg magunknak, hogy foglalkozzunk olyan e-mailekkel, melyek hasznosak, informatívak lehetnek. De még akár ennél is nagyobb gond lehet, ha már elfog a bűntudat is, hogy nem válaszolsz egyes levelekre, vagy csak kurtán…
Tény azonban, sokszor sokkal fontosabb teendőink vannak, mint e-mailekre válaszolni… Szeretnél kevesebb időt tölteni vele? Íme 12 tipp, olvass tovább!
1, Leiratkozás. Könyörtelenül.
Mi a legegyszerűbb módja annak, hogy redukáld a beérkező leveleket? A legelső lépés, hogy iratkozz le minden olyan hírlevélről, mely nem tartalmaz rendszeresen igazán értékes anyagokat a számodra!
Sőt, azt ajánlom, iratkozz le mindenről! Készíts egy listát, honnan, kitől kapsz ilyen jellegű e-maileket, vagy nézd át a bejövő fiókod, kiktől tartottál meg anyagokat – ők lehetnek számodra fontosak, a többieket szanáld!
A kézzel történő leiratkozás tíz (vagy akár több száz? Embere válogatja…) hírlevélről roppant unalmas lehet – de hát ebben a csodálatos XXI. században már segédeszközök garmadáját veheted igénybe a leiratkozásokhoz! (Az én személyes kedvencem az Unroll.me, de párosával vannak ehhez hasonló ingyenes eszközök, melyek jól jöhetnek!)
2, Szedd le magad a felesleges vállalati levelezésekről
Miután leiratkoztál a hírlevelekről, itt az ideje, hogy kiértékeld, milyen céges levelezésekben kell részt venned! Biztosan szükséged van a különböző értesítő vagy épp hibaüzenetekre? És akkor még nem beszéltünk az elhúzódó projekt megbeszélésekről, melyekhez a világon semmi közöd nincs…
Ha a válaszod egy egészséges nem, akkor tedd meg magadnak azt a szívességet, hogy eltávolítod magad az ilyen jellegű üzenetekről! Ha a helyzet elvadul, a fél napod ilyen levelek olvasgatásával töltheted, a helyett, hogy valódi munkát végeznél… De lehetőséged van szűrők beállítására is, melyek segítségével almappákba tudod rendezni az ilyen típusú e-maileket – a Gmail, vagy épp az Outlook is simán kezeli!
3, Fogadd el, nem lehet mindenre válaszolni
A kezelhető postaládához egy fontos szemléleti átalakulásra is szükséged lesz: el kell tudnod fogadni, hogy nem válaszolhatsz minden levélre! Csak és kizárólag Te döntheted el, mi érdemel időt és energiát – de a válasz nem lehet a minden, hiszen egy idő után eljutsz oda, hogy nem hogy válaszolni nem fogsz tudni minden levélre, de lassan elolvasni sem lesz időd őket…
Merlin Mann így fogalmaz: „Ne gondolj úgy az e-mailekre, mint fontos családi örökségre! Bízz az ösztöneidre, válogasd meg, mi az IGAZÁN fontos, és mi a felejthető!”
4, Operálj rövid válaszokkal!
Ha kiválogattad, melyek a válaszra érdemes levelek, rájössz, a legtöbb esetben nem szükségeltetnek kisregényeket. Gyakran előfordul, hogy néhány szó bőven elég! Ha hagyod, hogy a levelek egy komoly cselekvési tétellé nőjék ki magukat, csak időt vesztesz!
Ne érezz bűntudatot a szűkszavú e-mailekkel kapcsolatban. Ha az érintettnek bővebb válaszra, információra van szüksége, jelezni fogja! Mondd el nyugodtan, hogy mindkettőtök érdeke, hogy időt takarítsatok meg a levelezés során!
A legjobb, ha törlöd a választ nem igénylő leveleket, így adott esetben több időd marad az igazán hosszú választ igénylő levelekre.
5, Használj előre megírt válaszokat!
Észrevetted már, hogy rengeteg sematikus levelet küldesz? Miért pocsékolnád az időd arra, hogy újra és újra ugyanazt gépeled be?
Én pl. az évek alatt közel két tucatnyi konzerv levelet dolgoztam ki, a legjellemzőbb helyzetekre, melyek segítségével (és néhány szó megváltoztatásával) könnyen és gyorsan választ adhatok általános, vagy épp folyamatosan ismétlődő kérdésekre. (Ez pl. egy blogger esetében jól tud jönni…)
Mind a Gmail, mind az Outlook -és persze más levelezőprogramok is- könnyen kezelik az előre megírt sablonokat. Íme egy gyorstalpaló, hogyan használd:
Hozz létre megírt válaszokat, és pl. Gmailben kattints a fogaskerék ikonra a jobb felső sarokban, és válaszd a beállítások Labs fülecskéjét. Keresd meg az oldal tetején a válaszokat, és engedélyezd! Lapozz le, és mentsd a változtatásokat.
Készíts el előre megírt választ, tedd be egy levélbe, és kattints a kis nyílra a jobb alsó sarokban – válaszd az előre megírt válaszokat, és add hozzá új megírt válaszként. Így válasz küldésekor csak erre az útvonalra kattintva kikeresheted a neked tetsző választ!
6, Használd az egy kattintásos szabályt!
Talán leegyszerűsítőnek fog tűnni, de hasznos! Állítsd be, hogy a levél megnyitásakor azonnal jelenjen meg a válaszadási forma, lásd, pontosan mit szeretnél vele csinálni: mappába rendeznéd, archiválnád, vagy épp törölnéd.
A lényeg, hogy a levél olvasása után azonnal tudd, mit akarsz kezdeni a levéllel – rossz szokás, hogy vissza-visszatérünk ugyanahhoz az olvasott levélhez, mire valóban feldolgozzuk azt! És még szép, ez is a „bedugult” e-mail fiókhoz vezet! Szokj le róla!
7, Csillagozd, címkézd a leveleid!
Ha pl. Gmailt használsz, ismerős lehet a csillagozós funkció – használd, nem dísznek van! A segítségével sokkal inkább megkönnyítheted a levelek feldolgozását, tematizálhatsz feladókat, átláthatóvá teheted még a nagyon erősen terhelt fiókokat is!
8, Delegálj mások számára együttműködési eszközt!
Előfordul, hogy bár címzettként megkapsz egy adott levelet, mégsem „igazán” neked szól. Ezekben az esetekben a másokra tartozó feladatokat beoszthatod felelősönként – pl. a Gmailben is, de a legtöbb levelezőben van lehetőség ilyen eszközök beállítására.
Számomra az egyik legegyszerűbb és legjobb a Hiver: lehetővé teszi a Gmailes címkék megosztását (meg persze a kapcsolódó mappák) megosztását másokkal, mely segítségével hozzáadhatsz feladatokat, átruházhatsz e-maileket, de akár követheted is a levelek sorsát – ha szeretnéd.
9, Az ún. „yesterbox” megközelítés
A „Yesterbox” módszertanát a Zapps vezérigazgatója, Tony Hsieh fejlesztette ki. A lényege, hogy adott napon csak meghatározott számú e-mailt fogadsz, csak X mennyiséget dolgozol fel, a megmaradók pedig áttolódnak a másnapra – igen, ezalatt az érkezésüket is kell érteni!
Ez a módszer nagyban segítséget nyújt a feladataid priorizálásában, de arra is rákényszerít, hogy erősen szűrd a befogadott leveleid. Nem férnek bele a fölösleges hírlevelek, sem a viccelődő, csipkelődő e-mailek – az maradjon csak meg a privát fiókodnak!
Fontos adalék, hogy a Yesterbox használatával a nap végén kapsz egy listát az addig érkezett, de fel nem dolgozott, limitet túllépett levelekről – ez a „have to do” lista pedig már előre meg tudja szabni a másnapi teendőket, átláthatóvá és tervezhetővé téve az elvégzendő feladatokat.
10, Állíts be szűrőket, ha nyaralni mész
A vakáció félelmetes lehet, pláne, ha megszoktad, úgy jössz vissza, hogy tele a postaládád… Veled is volt ilyen, ne is tagadd! Azonban a szűrők megoldást jelenthetnek erre a gondra!
Mondom, hogy csináld! Állíts be külön szűrőket az egyes címekre (lehet akár így is *@cégneve.hu), melyek automatikusan értesítik egyrészt válaszban a feladót, hogy te bizony most lógatod a lábad, de ami fontosabb: továbbítja is a Téged helyettesítőnek az adott levelet!
Ha végigmész előre a legfontosabb lehetséges verziókon, mikor hazatérsz, jóval átláthatóbb fiók fogad majd, mint az e módszert megelőző években!
Persze, javaslom, hogy a szűrőhöz állíts be egy saját mappát (a Gmail kiválóan kezeli, de a legtöbb szolgáltató kínál rá megoldást), hogy utólag visszakövethesd (ha akarod!!) a különböző feladatokat.
11, Blokkold a fiókod, míg vissza nem térsz
Ha nem akarsz előzetesen túl sokat dolgozni a pihenésed előtt, előtted van a fiók blokkolásának lehetősége is. Ezzel könnyedén eléred, hogy üres postafiókra jöjj haza – más kérdés, hogy ennél a verziónál mindenképp kötelező jelezni a munkatársak, ügyfelek és partnerek felé, hogy bizony neked hiába írnak!
Persze a szűrés is egy opció, ha nem akarsz teljesen kiesni a feladatok közül (pl. egy hosszabb projektmunka idején), de ez esetben is elég néhány létfontosságú címről „beengedni” a leveleket – a többieknek mehet a blokkolás!
12, Használj billentyűkombinációkat!
Ahhoz, hogy a levél olvasási, írási, archiválási vagy törlési metódust maximálisan felgyorsítsd, érdemes kihasználni az egyes szolgáltatók által javasolt billentyűkombinációkat! Írok is néhány Gmailes billentyűkombináció-tippet, de egy kereséssel gyorsan megtalálhatod a neked kellőt!
De hogy ne rohanjunk előre: először aktiválni kell ám a gyorsbillentyűket! Ezt a Beállítások között, az Általános fülön található Billentyűkombinációk engedélyezésével (ne felejtsd menteni!!) érhetjük el. Ha ez kész, lépj vissza a beállításokhoz, és a Labs fülben szintén engedélyezd az Egyéni gyorsbillentyűket!
Ha az egyéni gyorsbillentyűk engedélyezve vannak, megjelenik a beállítások között a gyorsbillentyűk lap is. Ott nézz körbe, hiszen vannak alapbeállítások, de nyugodt szívvel testre szabhatod úgy, ahogy Neked tetszik!
Van még ötleted a fiókok optimális kezelésére? Írd meg nekünk kommentben!
Forrás: HubSpot.com
